BEC商务英语写作的过程与基本要求

第二条原则：清楚(Clarity)
写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。
(1)逻辑布局(Logical Organization)
常用的逻辑布局方法包括：
①因果关系(Cause & Effect)
②时间顺序(Chronological Development)
③序列顺序(Sequential Development)
④比较(Comparison)
⑤一般到特殊(From General to Specific)
⑥特殊到一般(From Specific to General)
(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句：
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)
一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。
(4)强调(Emphasis)
在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。
(5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)
注意将句中关系紧密的词尽量靠近
第三条原则：简洁(Conciseness)
简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。
(1)用简洁的语言(Use simple language)
尽量使用                           避免使用
please                            will you be good enough to
prefer                            express a preference for
because                           for the reason that
ask                               request
buy                               purchase
need                              request
do                                accomplish
letter                            communication
(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常见的陈词滥调：
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don' t hesitate
take the liberty to
due to the fact that
thanking you in advance
enclosed herein
with kindest regards
(3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
请看下表中的两组例子，比较一下修改前与修改后的差别。
Wordy
Concise
We would like to
A long period of time
I expected it to be
During the year of 1995
For the development of
Square in shape
During the time that
please
a long time
expected
during 1995
for developing
square
while
(4)删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义：
It should be noted that this is the best we can do。
(5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思
请比较下面两个句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week．
Johnsons will pay their accounts next week．
第四条原则：具体(Concreteness)
商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。
(1)尽可能地提供明确、具体的信息。
(2)使用具体词汇 避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。
第五条原则：完整(Completeness)
商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。
第六条原则：礼貌(Courtesy)
商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度
以下是几条有助于礼貌的写作方法：
 使用礼貌友好的词汇
 体谅对方的写作态度(You-Attitude)
 措辞得体(Appropriate Wording)
 避免使用有性别歧视之嫌的词语
 及时答复(Timely Response)