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外贸跟单员工作流程(5)

2010-06-24来源:和谐英语

今天我们来了解一下物料采购跟单。

物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料,品名,规格,数量及交期等进行跟踪。目的:满足企业生产活动对物料的需求,在必要的时候,获得必要的物料,避免停工待料。

一.采购跟单的基本要求:适当的交货时间,适当的交货质量,适当的交货地点,适当的交货数量及适当的交货价格。(适时,适质,适地,适量,适价)

二.物料采购跟单的原因:以下原因造成我们要对物料进行跟催:

(1) 供应商方面的原因:由于供应商方面的原因造成交货不及时,而使我们必须跟单的原因有:超过产能的接单和超过技术水准的接单。工程管理不良,质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低、完不成等原因。

(2) 企业方面的原因:供应商的选定有误,对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

(3) 沟通方面的原因:信息交换不及时。   

三. 物料采购跟单流程:

(1)制作订购单

跟单员接到所需部门的请购单,要制成订购单传给供应商。制订购单时要注意审查请购单。熟悉订购的物料,价格确认,确认质量标准,确认物料需求量。制定订单说明书,发出订购单,将要采购的物料名称、规格型号、数量、价格、交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传。

(2)订单跟踪

包括跟踪加工工艺,跟踪原材料,跟踪加工过程,跟踪组装总测,跟踪包装入库。对长期合作的、信誉好的供应商可以不进行跟踪。

(3)物料检验

确定检验日期,通知检验人员,进行物料检验,处理检验问题

(4)物料进仓

协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受等。   

四.物料采购催单的方法策略

催单的目的是使供应商在必要的时候送来所采购的物料,使企业的经营成本降低。

(1) 按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。有:

联单法:将订购单按日期顺序排列好,提前一定时间进行跟催。

统计法:将订购单统计成报表,提前一定时间进行跟催。

跟催箱:制作一个31格的跟催箱,将订购单依照日期顺序放入跟催箱,每天跟催相应的订单。

(2) 定期跟催。于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定期统一跟催。