外贸跟单员工作流程（5）

今天我们来了解一下物料采购跟单。

物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期等进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。

一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）

二．物料采购跟单的原因：以下原因造成我们要对物料进行跟催：

（1） 供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。工程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低、完不成等原因。

（2） 企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

（3） 沟通方面的原因：信息交换不及时。 　　

三． 物料采购跟单流程：

（1）制作订购单

跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时要注意审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准，确认物料需求量。制定订单说明书，发出订购单，将要采购的物料名称、规格型号、数量、价格、交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

（2）订单跟踪

包括跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。对长期合作的、信誉好的供应商可以不进行跟踪。

（3）物料检验

确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题

（4）物料进仓

协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受等。 　　

四．物料采购催单的方法策略

催单的目的是使供应商在必要的时候送来所采购的物料，使企业的经营成本降低。

（1） 按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。有：

联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。

统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。

（2） 定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。