外贸信函的概念和基本格式

　　例三：
　　17．PhilpotLane，London，E．C．①3，
　　25April，1991
　　写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndMay，1995”按美国习惯是“May2，1995”。
　　（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：
Messrs．Allen＆Son（1919）Pty，Ltd．，
　　155，FlindersLane，
　　Melbourne，C．①1．
　　Australia
　　March16，1991
　　Messrs．Smith＆James，Inc．
　　500NortonBldg．
　　Seattle4，Wash
　　U．S．A
　　写收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。
　　（4）称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启者”，例如：DearSirDearsirs，
　　DearMadam，DearLadies，
　　Gentlemen：DearMesdames，
　　DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：
　　在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dearsirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dearsirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如DearMr．Small。在这里，DearSirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。
　　（5）正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。
　　（6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yourstruly（你的真诚的），Yourssincerely（你的忠诚的）Yoursfaithfully（你的忠实的），等等。
在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用YoursmostCordially（你的最真诚的）或Yoursrespectfully（你的恭顺的）等。
　　（7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。例如：Yourstruly，
　　FIDELITYTRADINGCO．ING．
　　（签名）
　　H．B．Haslehurst
　　GeneralManager
　　Verytrulyyours，
　　I．T．INPORMATION
　　（签名）
　　DirectorhoseM．Net
　　Verytrulyyours，
　　UNITEDEXPORTERSCOMPANY
　　（签名）
　　MaxdeHes
　　Verytrulyyours，
　　LEWERS＆COOKE，LIMITED
　　（签名）
　　E．W．Twelmeyer
　　PurchasingDepartment
　　Verytrulyyours，
　　STERN，MCRGENTHAU＆CO．，INC．
　　（签名）
　　EdwardN．Megay
　　MachineryDivision
　　在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。
商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：
　　发文编号
　　收文编号
　　信头
　　日期
　　收信人名址
　　特别指定阅信人
　　称呼
　　书信主题
　　正文
　　结尾
　　签名
　　附件