2014年职称英语(卫生类)教材概括大意文章及练习(4)

　　译文：文件整理
　　Stephanie Denton是俄亥俄州辛辛那提地区的职业筹划人，专门负责居民和商业部分的文书和 记录工作。他说，“打理房子更像做生意”。如何成功地组织文件、账单和其他材料，Denton提供 了如下建议：
　　创造一个可以一直做文书工作的空间。这或许是一个成功机制的最重要的部分。如果你没有 整张桌子的话，至少要有一个可以移动的小车来储存那些经常使用的文书，还要有一个带两个抽 屉的柜子来存放家庭记录。把这个可移动的小车放在你工作最方便、最舒适的地方，无论是厨房、 办公室还是家庭游艺室。
　　当有怀疑的时候，就把它扔出来。建立一个可行的档案系统，首先要把那些你不用、不需要 或者你可以在其他地方轻易得到的文件扔掉。扔掉那些复件、旧索引和所有你永远不会有机会使 用甚至阅读的优待券、邮件和礼券。
　　每个月留出两天时间付账单。如果每个月的结账日期不适合你，打电话给你的债权人并建议 换一个更方便的日期。建立一个与每个结账日相对应的账单系统，在你当前的账单系统前放两个 马尼拉折叠夹来整理所有进来的账单。在每个需要付账的文件夹前列一个清单以防发票没到或者 放错了地方。
　　你的档案系统不是一个严格的工具，而是一个活生生的、能够呼吸的、能适应你不断变化需 要的系统。一个好的档案系统要有心理和身体两个方面的灵活性。Denton说，每个人的需要都是 不同的，但是在设计档案系统前问问自己，“我要到哪儿去找它呢?”为你的档案系统加上主要的 标题，比如投资、税务、孩子等，然后将文件夹分类放在标题下。不要把你的文件夹塞得过满。