商务英语书信写作中得体性原则的应用

　　二、合位准则在商务英语书信写作中的应用
　　合位，就是适合位置。〔1〕人是在社会群体中生活的．各有不同的岗位、职业，也就是说，各处在不同的“位”上。“合位”的言语才是与身份相称的，与语境和谐的言语。比方说，致信的对象是一位老友，我们写信就可以采用比较随意轻松的腔调语气。但是，如果致信的对象是一位地位职位高于自己的人，那么，我们写信时就要挑选合适的语言文字表示出敬意。在商务英语书信写作中，用语的语气腔调是否“合位”是衡量书信语言是否得体的一个重要方面。可以说，讲什么话是“合位”问题，讲话内容的深浅和技艺的高低是修养问题，适合身份，就是既要“合位”，又要显得有修养。请比较分析下面三句商务英语书信用语：
　　4、a) We ask you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf．我们要求你方代表我方查询米兰一家公司的财务和信用状况。因为此句用了“ask”一词，听起来有一点命令的口气，因此，此句的语气腔调就显得不合说话人的身份。所以，这句话应改成：
　　b)We would like you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf．我们希望你方代表我方查询米兰一家公司的财务和信用状况。
　　c) We should be grateful (obliged) if you enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf．你方若代表我方调查米兰一家公司的财务和信用状况，我们当十分感激。〔3〕
　　后两句分别使用了“would like”和“should be grateful (obliged)”，因此，就显得比第一句更适合自己的身份，因为这是你在求别人为你办事。
　　另外，请分析以下一对句子：
　　5、a) We received our order No. CL 818 yesterday. But when we turned on the machine, it did not work. Because of this bad experience, we doubt your company's ability to make high quality products. 我方昨天收到了标号为CL818的那批订货。但是，当我们打开机器试机时，它根本就不工作。因此，我们怀疑你们公司是否有能力生产优质产品。(Angry tone)
　　b) I am writing with reference to order No. CL 818 which we received yesterday. When we turned on the machine, it did not work. It seems that the machine was not tested before dispatch. Please let us know what you intend to do in this matter.我现在给你方写信是关于我方昨天收到的标号为CL818的那批订货。但是，当我们打开机器试机时，它不工作。这台机器似乎没有检验就发货了。你方打算怎么处理，请告知。 (Better tone) 〔4〕
　　在第一句，写信人在字里行间流露出怨恨和怒气，因此，这种语气与人与己都不太合乎身份。而在第二句，“seems” 和“Please”这两个词的使用，以及“It seems that...”和 “Please let us know...” 这两个句型结构的使用，使得说话的语气缓和了许多。
　　三、合礼准则在商务英语书信写作中的应用
　　合礼，就是符合礼貌。〔1〕礼貌是人际和谐的一种粘合剂。有礼貌是有修养的表现。美国语言学家布朗提出言语交际的“礼貌原则”，美国哲学家格赖提出言语交际的“合作原则”，都是一个意思。杰弗里?利奇（G. N. Leech）在《语用学原理》中将得体作为礼貌原则的六条标准之一。足见礼貌与言语得体有不可分割的关系。在言语交际中，礼貌是得体性的一项重要内容。
　　虽然当代商务英语书信趋向于采用直截了当、言简意赅、比较随便的语言，但是，我们还是要不失礼貌风度。否则的话，我们就会被认为粗俗，从而造成不好的印象，影响商务交往关系的建立和保持。商务英语书信要做到合礼得体，我们就得注意礼貌的措辞。首先，在商务英语书信交往中，我们要注意礼貌用语的使用。例如，
　　6、Many thanks for your favor of yesterday with a cheque, value $600,000, which we have passed to your credit. 谢谢您昨日来函。同函附寄的面额为600，000元的一张支票，我们已记入贵方贷方帐户。〔2〕
　　7、We shall be glad to make you special offers for orders of not less than a truck load at a time.若一次订货超过一卡车，我们将给予特别优惠价。〔2〕
　　其次，即使我们在信中谈的是诸如索赔理赔之类的不愉快的事情，我们也要不失礼貌。甚至于在回复不那么客气礼貌的书信时，我们也得注意保持风度，做到有礼有节。试比较：
　　8、a) Your letter in reply to ours of May 18 came this morning, and now we do not understand any more clearly your complaint than we did before. 你方给我方五月十八日的去信的回信已经收到。你方的抱怨，我方一直搞不明白。
　　b) Thank you for your letter of May 20. In order that we may be of the greatest possible help to you, will you please tell us just what you wish us to do about the matters. 贵方五月二十日的回信已收悉，特此致谢。为了尽可能地给贵方以帮助，请告知贵方希望我方对此该如何行动。
　　第一句听上去生硬率直，写信人不会拐弯抹角，因此，说的话就显得不够礼貌。而第二句听起来彬彬有礼，因为写信人用词比较间接模糊。