小笨霖英语笔记本一一三: 办公室英语下

当我们请人家办一件事时，最不希望在那里枯等。所以呢？最好的方式就是先问一下，"How long is it gonna be?" (需要多久呢？) 有时候可以视情况在句尾加上 "Probably?" 就是请对方大概估算一下，不需太过精确。比方说你拿一台仪器去修理，就不妨顺便问一下，"How long is it gonna be? Probably?" 大概需要多久时间？ (注 gonna 是口语用法，也就等于 going to)
像这种“大概多久”的问法，也可以用到 approximately 这个字。比方说，"Approximately how long will it take to arrive home?" (大概需要多久才到家呢？)

7. I would like to request my travel reimbursement. 我的旅费需要报帐。
别的单字可以不会，reimbursement 这个字一定要会。所谓的 reimbursement 就是指你买东西或是出差自己先垫钱，回来之后要把这笔钱跟公司报帐。记得刚来美国时，每次我都很大方地说，"I want my money back." 当然最后也是顺利把钱给要回来了，但是这样子吃相是不是太难看了些？后来才知道原来老美都是用 reimbursement 这个字。所以记得喔，下次当你出差回来需要报帐时，就可以问一下承办人员，"Which forms do I need to complete for my travel reimbursement?" (我需要填什么表来报我的旅费？)

另外还有一个字 petty cash reimbursement 也许各位有机会用到。所谓的petty cash 就是小额的现金。通常是当你买一些小东西而没有收据时，没法给你用正常的管道报销，这时就可以申请 petty cash reimbursement。比方说开会时老板要你去买 pizza 请大家吃，像这种小钱就可以用 petty cash reimbursement 来报销。而你收到的将会是现金而不是支票。
8. Our boss pushes us hard. 我们的老板对我们很严格。

要形容自己的老板很严格，有几种不错的说法。第一种说法是，"He pushes us hard." 意即，他对我们逼的很紧。注意，常有人认为 "He pushes us hard." 和 "He is very pushy." 是一模一样的意思，其实这是一个错误的理解。"He is very pushy." 的意思是他是一个很主动积极的人，也就相当于 "He is very aggressive." 这跟 push hard (逼的很紧)是不一样的意思，请不要搞错了。
第二种说法是，"He is a over-the-shoulder type of person." 所谓 over the shoulder 是在肩膀后面的意思。这意谓着你的老板天天就站在你的背后看看你在作些什么事。言下之意自然是老板紧迫钉人，对属下要求严格之意了。

如果以上两种说法你觉得太困难了，你还可以用最简单的第三种说法。"He is a tough guy." 或是 "He is a demanding guy." Tough 跟 demanding 在这里都是形容一个人要求属下很严格的意思。
9. Could you please sign the paperwork and return it to me by 4pm? 你能不能在所有的文件上签名然后在四点以前还给我。

Paperwork 是一个在办公室常常用到的字眼，凡是需要填的各种表格 (form)，或是需要签名的文件 (document)，契约 (contract) 等，都可以简单地称之为 paperwork。这个字可以指具体的文件本身，比方说，"I will give you my paperwork tomorrow." (我明天会把申请表交给你。) 或是 "I cannot find my all of my paperwork." (我找不到我所有的文件。) 也许各位已经注意到，paperwork 是一个不可数名词，所以通常不在句尾加 s。
Paperwork 也常指抽象的文书往来的过程，比方说 "I need to go through a lot of paperwork before I get my Visa." (在拿到我的签证之前，我必须经过繁复的文书往来过程。) 或是你如要强调你必须走过许多个办公室去完成这些 paperwork，可以说 walk through paperwork 比方说，"I have to walk through my paperwork before I can get my job done." (在我把工作作完之前，我必须先完成这些文件。 )

10. Please don't hesitate to contact me if you have any questions. 如果你有任何问题的话，请不要犹豫，立即跟我连络。
类似例句的用法常见于电话的交谈或是 e-mail，书信往来的最后。这是一种很客气的讲法，请对方如果有任何的问题尽管问没关系。常见的讲法还有诸如，"Please let me know if you have any questions." 或是 "Please feel free to call me if you have other questions." 都是同样的意思。